Sistem Informasi Manajemen (Pertemuan 2)

PANDANGAN SISTEM

• Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan rincian pekerjaannya.
• Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik.
• Menekankan pentingnya kerjasama semua bagian dalam organisasi.
• Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya.
• Memberikan penilaian yang tinggi pda informasi umpan balik yang hany dapat dicapai dengancara sistem lingkaran tertutup.

MENGELOLA INFORMASI

• Manajer mengelola sumber daya fisik juga sumber daya konseptual
• Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna 
• Manajer juga memastikan orang yang layak dalam organisasi untuk menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat sehingga dapat dimanfaatkan.
• Manajer akhirnya juga membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang mutakhir dan akurat

PERAN MANAJERIAL (MINTZBERG)

• INTERPERSONAL ROLES
• Figurehead
• Leader
• Liaison
• INFORMATIONAL ROLES
• Monitor
• Disseminator
• Spokeperson
• PERAN KEPUTUSAN
• Enterpreneur
• Disturbance handler
• Negotiator

INTERPERSONAL ROLES

• Figurehead, manajer melaksanakan tugas-tugas seremonial
• Leader, manajer memelihara unit dengan memperkerjakan dan melatih staf serta menyediakan motivasi dan dorongan
• Liaison, manajer menjalin hubungan dengan orang-orang diluar unit manajer tersebut – rekan kerja dan lainnya dilingkungannya dengan tujuan menyelesaikan masalah bisnis.

INFORMATIONAL ROLES

• Monitor, manajer secara tetap mencari informasi mengenai kinerja unit
• Disseminator, manajer meneruskan informasi yang berharga kepada oranglain didalam unitnya.
• Spokeperson, manajer meneruskan informasi yang berharga kepada orang-orang diluar unit-pimpinan dan orang-orang dilingkungannya

PERAN KEPUTUSAN

• Enterpreneur, manajer membuat perbaikan-perbaikan yang cukup permanen pada unit seperti mengubah struktur organisasi.
• Disturbance handler, manajer bereaksi pada kejadian-kejadian tidak terduga, seperti devaluasi dolar di negara asing yang menjadi tempat operasi perusahaannya.
• Resource Allocator, manajer mengendalikan pengeluaran unitnya, menentukan unti bawahannya mana yang mendapatkan sumber daya.
• Negotiator, manajer menengahi perselisihan baik didalam unitnya maupun antar unit dilingkungannya.

KEAHLIAN MANAJEMEN

• Keahlian komunikasi, dengan menggunakan :
• Media lisan
• Rapat terjadwal
• Rapat tdk terjadwal
• Telepon
• Voice mail
• Kunjungan
• Acara makan bisnis
• Media tertulis
• Laporan komputer
• Laporan non-komputer
• Surat dan memo
• Surat elektronik (e-mail)
• Terbitan berkala
• Keahlian pemecahan masala
• kegiatan yang mengarah pada solusi suatu masalah (problem solving)
• Dalam problem solving, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan (decision making), yaitu tindakan memilih yang tepat

PENGETAHUAN MANAJEMEN

• Mengerti komputer (computer literacy)
• Mengenai istilah-istilah komputer
• Pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan komputer
• Kemampuan menggunakan komputer
• Mengerti informasi (information literacy)
• Mengerti bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah
• Mengerti bagaimana memperoleh informasi
• Bagaimana membagi informasi kepada orang lain

Teori Manajemen

• Aliran klasik: Aliran ini mendefinisikan manajemen sesuai dengan fungsi-fungsi manajemennya. Perhatian dan kemampuan manajemen dibutuhkan pada penerapan fungsi-fungsi tersebut.
• Aliran perilaku: Aliran ini sering disebut juga aliran manajemen hubungan manusia. Aliran ini memusatkan kajiannya pada aspek manusia da perlunya manajemen memahami manusia.
• Aliran manajemen Ilmiah: aliran ini menggunakan matematika dan ilmu statistika untuk mengembangkan teorinya. Menurut aliran ini, pendekatan kuantitatif merupakan sarana utama dan sangat berguna untuk menjelaskan masalah manajemen.
• Aliran analisis sistem: Aliran ini memfokuskan pemikiran pada masalah yang berhubungan dengan bidang lain untuk mengembangkan teorinya.
• Aliran manajemen berdasarkan hasil: Aliran manajemen berdasarkan hasil diperkenalkan pertama kali oleh Peter Drucker pada awal 1950-an. Aliran ini memfokuskan pada pemikiran hasil-hasil yang dicapai bukannya pada interaksi kegiatan karyawan.
• Aliran manajemen mutu: Aliran manajemen mutu memfokuskan pemikiran pada usaha-usaha untuk mencapai kepuasan pelanggan atau konsumen.

Fungsi Manajemen

1. Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.
2. Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil.
3. Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha

Prinsip manajemen 

1. Pembagian kerja (Division of work)Pembagian kerja harus disesuaikan dengan kemampuan dan keahlian sehingga pelaksanaan kerja berjalan efektif. Oleh karena itu, dalam penempatan karyawan harus menggunakan prinsip the right man in the right place. Pembagian kerja harus rasional/objektif, bukan emosionalsubyektif yang didasarkan atas dasar like and dislike.
2. Wewenang dan tanggung jawab (Authority and responsibility)Setiap karyawan dilengkapi dengan wewenang untuk melakukan pekerjaan dan setiap wewenang melekat atau diikuti pertanggungjawaban. Wewenang dan tanggung jawab harus seimbang. Setiap pekerjaan harus dapat memberikan pertanggungjawaban yang sesuai dengan wewenang. Oleh karena itu, makin kecil wewenang makin kecil pula pertanggungjawaban demikian pula sebaliknya
3. Disiplin (Discipline)Disiplin merupakan perasaan taat dan patuh terhadap pekerjaan yang menjadi tanggung jawab. Disiplin ini berhubungan erat dengan wewenang. Apabila wewenang tidak berjalan dengan semestinya, maka disiplin akan hilang.
4. Kesatuan perintah (Unity of command) Dalam melakasanakan pekerjaan, karyawan harus memperhatikan prinsip kesatuan perintah sehingga pelaksanaan kerja dapat dijalankan dengan baik. Karyawan harus tahu kepada siapa ia harus bertanggung jawab sesuai dengan wewenang yang diperolehnya. Perintah yang datang dari manajer lain kepada serorang karyawan akan merusak jalannya wewenang dan tanggung jawab serta pembagian kerja.
5. Kesatuan pengarahan (Unity of direction)Dalam melaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawabnya, karyawan perlu diarahkan menuju sasarannya. Kesatuan pengarahan bertalian erat dengan pembagian kerja. Kesatuan pengarahan tergantung pula terhadap kesatuan perintah. Dalam pelaksanaan kerja bisa saja terjadi adanya dua perintah sehingga menimbulkan arah yang berlawanan
6. Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri
7. Penggajian pegawai
8. Pemusatan (Centralization)Pemusatan wewenang akan menimbulkan pemusatan tanggung jawab dalam suatu kegiatan. Tanggung jawab terakhir terletak ada orang yang memegang wewenang tertinggi atau manajer puncak. Pemusatan bukan berarti adanya kekuasaan untuk menggunakan wewenang, melainkan untuk menghindari kesimpangsiuran wewenang dan tanggung jawab. Pemusatan wewenang ini juga tidak menghilangkan asas pelimpahan wewenang (delegation of authorty)
9. Hirarki (tingkatan)Pembagian kerja menimbulkan adanya atasan dan bawahan. Bila pembagian kerja ini mencakup area yang cukup luas akan menimbulkan hirarki
10. Ketertiban (order)
11. Keadilan dan kejujuran
12. stabilitas kondisi karyawan
13. Prakarsa/inisiative Prakarsa timbul dari dalam diri seseorang yang menggunakan daya pikir. Prakarsa menimbulkan kehendak untuk mewujudkan suatu yang berguna bagi penyelesaian pekerjaan dengan sebaik-baiknya.
14. Semangat dan kesatuan korps

MANAJEMEN KUALITAS DALAM JASA SISTEM INFORMASI

1. Mengidentifikasi pelanggan sistem informasi
2. Mendefinisikan kebutuhan kualitas pelanggan
3. Menetapkan metrik kualitas
4. Mendefinisikan strategi kualitas sistem informasi
5. Menerapkan program-program kualitas sistem informasi
6. Memantau kinerja kualitas sistem informasi